Ronald Fletcher Baker LLP verzamelt, gebruikt en is verantwoordelijk voor bepaalde persoonsgegevens over u. Wanneer we dat doen, vallen we onder de Britse Algemene Verordening Gegevensbescherming die van toepassing is in de hele Europese Unie (inclusief in het Verenigd Koninkrijk) en zijn we verantwoordelijk als 'verwerkingsverantwoordelijke' van die persoonsgegevens voor de doeleinden van die wetgeving.
Wij nemen uw privacy zeer serieus. Lees deze privacyverklaring en dit privacybeleid zorgvuldig door, want het bevat belangrijke informatie over wie we zijn en hoe en waarom we uw persoonlijke gegevens verzamelen, opslaan, gebruiken en delen. Er wordt ook uitgelegd wat uw rechten zijn met betrekking tot uw persoonlijke gegevens en hoe u contact met ons of toezichthoudende instanties kunt opnemen als u een klacht hebt.
Ons gebruik van uw persoonlijke gegevens is onderworpen aan uw instructies, de Britse General Data Protection Regulation (UK GDPR), andere relevante Britse en (waar relevant) EU-wetgeving, waaronder de EU General Data Protection Regulation (EU GDPR), en onze professionele geheimhoudingsplicht.
Belangrijkste termen
Het is handig om te beginnen met het uitleggen van een aantal belangrijke termen die in dit document worden gebruikt:
Wij, ons onze betekent Ronald Fletcher Baker LLP
Persoonlijke gegevens alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare persoon
Persoonlijke gegevens van speciale categorieën Persoonlijke gegevens waaruit de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige overtuiging, de levensbeschouwing of het lidmaatschap van een vakvereniging blijkt; genetische en biometrische gegevens; gegevens die de gezondheid, het seksleven of de seksuele geaardheid betreffen.
Persoonlijke gegevens die we over u verzamelen
De persoonsgegevens die we zullen of kunnen verzamelen tijdens het adviseren van en/of optreden voor u zijn de volgende:
Persoonlijke gegevens die we verzamelen
- Je naam, geboortedatum, adres en telefoonnummer
- Informatie waarmee wij uw identiteit kunnen controleren en verifiëren, bijvoorbeeld uw geboortedatum of paspoortgegevens en een bewijs van adres
- Elektronische contactgegevens, bijvoorbeeld je e-mailadres en mobiele telefoonnummer
- Informatie met betrekking tot de zaak waarin u ons om advies of vertegenwoordiging vraagt
- Uw financiële gegevens voor zover relevant voor uw instructies, bijvoorbeeld de bron van uw fondsen als u instructies geeft voor een aankooptransactie
Persoonlijke gegevens die we kunnen verzamelen, afhankelijk van de reden waarom u ons instructies hebt gegeven
- Uw nationale verzekerings- en belastinggegevens
- Je bank- en/of hypotheekgegevens
- Details van je professionele online aanwezigheid, bijvoorbeeld LinkedIn-profiel
- Gegevens van uw echtgeno(o)t(e)/partner en afhankelijke personen of andere familieleden, bijvoorbeeld als u ons opdracht geeft voor een familiekwestie of een testament
- Uw arbeidsstatus en -gegevens, inclusief salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld als u ons opdracht geeft voor een zaak die verband houdt met uw werk of waarbij uw arbeidsstatus of inkomen relevant is
- Uw nationaliteit en immigratiestatus en informatie uit gerelateerde documenten, zoals uw paspoort of andere identificatiemiddelen
- Gegevens over uw pensioenregelingen, bijvoorbeeld als u ons opdracht geeft voor een pensioenkwestie of in verband met financiële regelingen na het verbreken van een relatie
- Uw arbeidsgegevens, inclusief, indien relevant, gegevens met betrekking tot ziekte en aanwezigheid, prestaties, disciplinaire maatregelen, gedrag en grieven (inclusief relevante persoonsgegevens van bijzondere categorieën), bijvoorbeeld als u ons instructies geeft over zaken die verband houden met uw dienstverband of waarbij uw arbeidsgegevens relevant zijn
- Uw ras of etnische afkomst, geslacht, seksuele geaardheid, religieuze of soortgelijke overtuigingen, bijvoorbeeld als u ons opdracht geeft voor een discriminatieclaim
- Uw lidmaatschap van een vakbond, bijvoorbeeld als u ons een opdracht geeft voor een discriminatieclaim of als uw zaak wordt gefinancierd door een vakbond
- Persoonlijke identificatiegegevens, zoals de kleur van je haar of ogen of de namen van je ouders, bijvoorbeeld als je ons opdracht geeft om een bedrijf voor je op te richten
- Uw medische gegevens, bijvoorbeeld als we voor u optreden in een letselschadeclaim
Deze persoonlijke gegevens hebben wij van u nodig om onze diensten aan u te kunnen leveren. Als u de persoonlijke gegevens waar wij om vragen niet verstrekt, kan dit ons vertragen of verhinderen om u diensten te verlenen.
Hoe uw persoonlijke gegevens worden verzameld
We verzamelen de meeste van deze informatie van jou. We kunnen echter ook informatie verzamelen:
-uit publiek toegankelijke bronnen, zoals Companies House of HM Land Registry;
-direct van een derde partij, bijv. kredietinformatiebureaus, klanten due diligence-aanbieders;
-van een derde partij met uw toestemming, bijvoorbeeld: uw bank of building society, een andere financiële instelling of adviseur; consultants en andere professionals die we kunnen inschakelen in verband met uw zaak; uw werkgever en/of vakbond, beroepsorganisatie of pensioenbeheerders; uw artsen, medische en bedrijfsgeneeskundige professionals; via onze informatietechnologiesystemen, bijvoorbeeld: case management-, documentbeheer- en tijdregistratiesystemen; relevante websites en applicaties; geautomatiseerde monitoring van onze websites en andere technische systemen, zoals onze computernetwerken en verbindingen, communicatiesystemen, e-mail en instant messaging-systemen.
Hoe en waarom we uw persoonlijke gegevens gebruiken
Volgens de wetgeving inzake gegevensbescherming mogen we uw persoonlijke gegevens alleen gebruiken als we daar een goede reden voor hebben, bijv:
-om te voldoen aan onze wettelijke en regelgeving verplichtingen;
-voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat we een overeenkomst aangaan;
-voor onze legitieme belangen of die van een derde partij; of
-je hebt toestemming gegeven.
Er is sprake van een legitiem belang wanneer we een zakelijke of commerciële reden hebben om uw informatie te gebruiken, zolang dit niet ten koste gaat van uw eigen rechten en belangen.
Waarvoor we je persoonlijke gegevens gebruiken (verwerken) en waarom we dat doen:
| Waar we uw persoonlijke gegevens voor gebruiken | Onze redenen |
| Om juridische diensten aan u te verlenen | Voor de uitvoering van ons contract met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat we een contract aangaan |
| Het uitvoeren van controles om onze klanten te identificeren en hun identiteit te verifiëren; Screening op financiële en andere sancties of embargo's; Andere verwerkingen die nodig zijn om te voldoen aan professionele, wettelijke en regelgevende verplichtingen die van toepassing zijn op ons bedrijf, bijvoorbeeld in het kader van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften of regels die zijn uitgevaardigd door onze professionele toezichthouder | Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen |
| Verzamelen en verstrekken van informatie die nodig is voor of verband houdt met audits, onderzoeken of enquêtes door regelgevende instanties | Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen |
| Ervoor zorgen dat het bedrijfsbeleid wordt nageleefd, bijvoorbeeld beleid voor beveiliging en internetgebruik | Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij |
| Operationele redenen, zoals verbetering van efficiëntie, training en kwaliteitscontrole | Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij |
| De vertrouwelijkheid van commercieel gevoelige informatie waarborgen | Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij; en/of om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen |
| Statistische analyse om ons te helpen onze praktijk te beheren, bijvoorbeeld met betrekking tot onze financiële prestaties, klantenbestand, soort werk of andere efficiëntiemaatregelen | Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij |
| Onbevoegde toegang tot en wijzigingen in systemen voorkomen | Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij; en/of om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen |
| Klantendossiers bijwerken en verbeteren | Voor de uitvoering van ons contract met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat we een contract aangaan, en/of om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen |
| Wettelijke aangiften | Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen |
| Zorgen voor veilige werkpraktijken, personeelsadministratie en beoordelingen | Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen; en/of voor onze legitieme belangen of die van een derde partij |
| Marketing van onze diensten en die van geselecteerde derden aan -bestaande en voormalige klanten; -derden die eerder interesse hebben getoond in onze diensten; -derden waarmee we nog niet eerder zaken hebben gedaan. | Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij |
| Kredietreferentiecontroles via externe kredietreferentiebureaus | Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij |
| Externe audits en kwaliteitscontroles, bijvoorbeeld voor Lexcel en de controle van onze rekeningen | Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij; en/of om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen |
De bovenstaande tabel is niet van toepassing op persoonsgegevens van speciale categorieën, die we alleen verwerken met uw uitdrukkelijke toestemming.
Promotionele communicatie
We kunnen uw persoonlijke gegevens gebruiken om u updates te sturen (per e-mail, sms, telefoon of post) over juridische ontwikkelingen die voor u van belang kunnen zijn en/of informatie over onze diensten, waaronder exclusieve aanbiedingen, promoties of nieuwe diensten of producten.
We hebben een legitiem belang bij het verwerken van uw persoonlijke gegevens voor promotionele doeleinden (zie hierboven Hoe en waarom we uw persoonlijke gegevens gebruiken). Dit betekent dat we meestal uw toestemming niet nodig hebben om u promotionele berichten te sturen. Wanneer er echter wel toestemming nodig is, zullen we u apart en duidelijk om deze toestemming vragen.
We zullen uw persoonlijke gegevens altijd met het grootste respect behandelen en deze nooit verkopen OF delen met andere organisaties buiten Ronald Fletcher Baker LLP voor marketingdoeleinden.
U hebt te allen tijde het recht om geen promotionele berichten meer te ontvangen door per post, e-mail of telefoon contact met ons op te nemen via [naam].
We kunnen u vragen om uw marketingvoorkeuren te bevestigen of bij te werken als u ons opdracht geeft om in de toekomst verdere diensten te verlenen of als er wijzigingen zijn in de wet, de regelgeving of de structuur van ons bedrijf.
Met wie we uw persoonlijke gegevens delen
We delen regelmatig persoonlijke gegevens met:
-Professionele adviseurs die wij namens u aanstellen of naar wie wij u doorverwijzen, bijvoorbeeld advocaten, medische professionals, accountants, belastingadviseurs of andere deskundigen;
-andere derden waar nodig om uw instructies uit te voeren, bijvoorbeeld uw hypotheekverstrekker of HM Land Registry in het geval van een onroerendgoedtransactie of Companies House;
-kredietbeoordelingsbureaus;
-onze verzekeraars en makelaars;
externe auditors, bijvoorbeeld met betrekking tot ISO- of Lexcel-accreditatie en de controle van onze rekeningen;
-Onze banken;
-onze leveranciers van casemanagement, waaronder DPS Software.
Wij staan onze serviceproviders alleen toe om met uw persoonlijke gegevens om te gaan als wij ervan overtuigd zijn dat zij passende maatregelen nemen om uw persoonlijke gegevens te beschermen. We leggen serviceproviders ook contractuele verplichtingen op om ervoor te zorgen dat ze uw persoonlijke gegevens alleen kunnen gebruiken om diensten aan ons en aan u te leveren.
We kunnen informatie bekendmaken en uitwisselen met wetshandhavingsinstanties en regelgevende instanties om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen.
Het kan ook zijn dat we bepaalde persoonlijke gegevens moeten delen met andere partijen, zoals potentiële kopers van een deel of het geheel van ons bedrijf of tijdens een herstructurering. Gewoonlijk wordt de informatie geanonimiseerd, maar dit is niet altijd mogelijk. De ontvanger van de informatie is gebonden aan geheimhoudingsverplichtingen.
Waar uw persoonlijke gegevens worden bewaard
Informatie kan worden bewaard in onze kantoren en die van onze groepsmaatschappijen, externe bureaus, dienstverleners, vertegenwoordigers en agenten zoals hierboven beschreven (zie 'Met wie we uw persoonlijke gegevens delen').
Sommige van deze derden kunnen buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn. Voor meer informatie, inclusief over hoe we uw persoonlijke gegevens beschermen wanneer dit gebeurt (zie hieronder: Doorgifte van uw persoonlijke gegevens buiten de EER'.).
Hoe lang uw persoonlijke gegevens worden bewaard
We bewaren je persoonlijke gegevens nadat we je hebben geadviseerd of voor je hebben opgetreden. We doen dit om een van deze redenen:
-om te reageren op vragen, klachten of claims die door u of namens u zijn ingediend;
-om te laten zien dat we je eerlijk hebben behandeld;
-de door de wet vereiste administratie bij te houden.
We zullen uw gegevens niet langer bewaren dan nodig is voor de doeleinden die in dit beleid zijn uiteengezet. Voor verschillende soorten gegevens gelden verschillende bewaartermijnen. Meer informatie hierover staat in onze bewaartermijn die deze details geeft (zie "Bewaarbeleid").
Wanneer het niet langer nodig is om uw persoonlijke gegevens te bewaren, zullen we deze verwijderen of anonimiseren.
Bewaarbeleid
Hoe lang gebruiken jullie mijn gegevens?
We bewaren uw persoonlijke gegevens alleen zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld, inclusief om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportageverplichtingen.
In sommige omstandigheden kunnen we je persoonlijke gegevens anonimiseren zodat ze niet langer met jou in verband kunnen worden gebracht. Zodra u niet langer een werknemer, werknemer of aannemer van het bedrijf bent, zullen we uw persoonlijke gegevens bewaren en veilig vernietigen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.
Om de juiste bewaarperiode voor persoonlijke gegevens te bepalen, houden we rekening met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de persoonlijke gegevens, het potentiële risico op schade door ongeautoriseerd gebruik of openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens, de doeleinden waarvoor we uw persoonlijke gegevens verwerken en of we deze doeleinden op een andere manier kunnen bereiken en de toepasselijke wettelijke vereisten.
Volgens de wet moeten we basisinformatie over onze klanten (waaronder contact-, identiteits-, financiële en transactiegegevens) bewaren voor wettelijke, regelgevende en fiscale doeleinden.
In dit beleid wordt uiteengezet hoe lang informatie normaal gesproken door ons wordt bewaard en wanneer deze informatie vertrouwelijk wordt vernietigd.
Verantwoordelijkheid
Ronald Fletcher Baker LLP is verantwoordelijk voor de implementatie van en het toezicht op de naleving van dit beleid. Zij zullen dit beleid jaarlijks evalueren om te controleren of het effectief wordt toegepast.
Ons proces
Informatie (op papier en elektronisch) wordt ten minste bewaard gedurende de periode die staat vermeld in onze bewaartermijn voor gegevens (zie bijlage).
Alle informatie moet voor vernietiging worden bekeken om te bepalen of er speciale factoren zijn waardoor vernietiging moet worden uitgesteld, bijv:
- mogelijke geschillen
- klachten
- lopende zaken
We streven ernaar om papieren kopieën en elektronisch bewaarde documenten en informatie aan het einde van de bewaarperiode te verwijderen.
Bewaartermijn gegevens - Bijlage
| Type materie | Bewaartermijn |
| Antiwitwasregisters met inbegrip van registers van identiteits- en verificatiecontroles van cliënten in het kader van onze "ken-uw-cliënt"-procedure. | 6 jaar nadat de zakelijke relatie is beëindigd of de transactie is voltooid. |
| Vertrouwen | Voor onbepaalde tijd, in overeenstemming met de richtlijnen van de Law Society, of het einde van de trustperiode of de datum van vesting plus 6 jaar Documenten met betrekking tot BTW-plicht-6 jaar Belastingpapieren-12 jaar na het einde van de trustperiode |
| Zaken namens minderjarigen | 6 jaar vanaf de datum waarop de cliënt 18 jaar wordt |
| Testamenten | Voor onbepaalde tijd, in overeenstemming met de richtlijnen van de Law Society; of 6 jaar vanaf de datum van verificatie als we de verificatie hebben afgehandeld. |
| Belasting | 12 jaar na het einde van de periode of beoordeling |
| Boekhouding | 6 jaar |
| Financiële zaken (transacties en commissies die zijn uitgevoerd of ontvangen volgens de SRA Financial Services (Code of Business) Rules 2001). | 6 jaar |
| Klachtenregistratie | 6 jaar vanaf de afronding van de klacht |
| Alle andere klantenzaken | 6 jaar |
In sommige omstandigheden kunnen we uw persoonlijke gegevens anonimiseren (zodat ze niet langer met u in verband kunnen worden gebracht) voor onderzoeks- of statistische doeleinden.
Doorgeven van uw persoonlijke gegevens buiten de EER
Om diensten aan u te kunnen leveren, is het soms noodzakelijk dat wij uw persoonlijke gegevens delen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Deze niet-EER-landen hebben mogelijk niet dezelfde wetten voor gegevensbescherming als het Verenigd Koninkrijk en de EER. We zullen er echter naar streven dat de overdracht voldoet aan de wetgeving inzake gegevensbescherming en dat alle persoonlijke gegevens veilig zijn.
Als je meer informatie wilt, kun je contact met ons opnemen (zie 'Hoe kun je contact met ons opnemen' hieronder).
Uw rechten
U hebt de volgende rechten, die u gratis kunt uitoefenen:
| Toegang | Het recht op een kopie van uw persoonlijke gegevens (het recht op toegang) |
| Rectificatie | Het recht om van ons te eisen dat we eventuele fouten in uw persoonlijke gegevens corrigeren |
| Om te vergeten | Het recht om ons te verplichten uw persoonlijke gegevens te verwijderen - in bepaalde situaties |
| Beperking van verwerking | Het recht om van ons te eisen dat wij de verwerking van uw persoonlijke gegevens beperken - in bepaalde omstandigheden, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist. |
| Dataportabiliteit | Het recht om de persoonlijke gegevens die u aan ons hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat en/of deze gegevens door te geven aan een derde partij - in bepaalde situaties |
| Bezwaar maken | Het recht om bezwaar te maken: -op elk moment tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens voor direct marketing (inclusief profilering); -in bepaalde andere situaties tegen onze verdere verwerking van uw persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld verwerking ten behoeve van onze legitieme belangen. |
| Niet onderworpen zijn aan geautomatiseerde individuele besluitvorming | Het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking (met inbegrip van profilering) gebaseerde beslissing die rechtsgevolgen voor u heeft of u op soortgelijke wijze in aanzienlijke mate treft |
Voor meer informatie over elk van deze rechten, inclusief de omstandigheden waarin ze van toepassing zijn, kunt u contact met ons opnemen of de Leidraad van het Britse Information Commissioner's Office (ICO) over de rechten van personen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, kunt u dat doen:
-mail, bel of schrijf ons - zie hieronder: 'Hoe kunt u contact met ons opnemen?en
Geef ons voldoende informatie om u te kunnen identificeren (bijvoorbeeld uw volledige naam, adres en klant- of zaaknummer);
-geef ons een bewijs van je identiteit en adres (een kopie van je rijbewijs of paspoort en een recente rekening van een nutsbedrijf of creditcard); en
-Laat ons weten welk recht u wilt uitoefenen en op welke informatie uw verzoek betrekking heeft.
Uw persoonlijke gegevens veilig bewaren
We hebben passende beveiligingsmaatregelen genomen om te voorkomen dat persoonlijke gegevens per ongeluk verloren gaan of onrechtmatig worden gebruikt of geopend. We beperken de toegang tot uw persoonlijke gegevens tot diegenen die er een echte zakelijke noodzaak voor hebben. Degenen die uw gegevens verwerken, doen dit alleen op een geautoriseerde manier en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.
We hebben ook procedures ingesteld om vermoedelijke inbreuken op de gegevensbeveiliging aan te pakken. We zullen u en elke toepasselijke toezichthouder op de hoogte stellen van een vermoedelijke inbreuk op de gegevensbeveiliging als we daartoe wettelijk verplicht zijn.
Een klacht indienen
We hopen dat we uw vragen of zorgen over ons gebruik van uw gegevens kunnen oplossen.
De GDPR in het Verenigd Koninkrijk geeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder voor gegevensbescherming in het Verenigd Koninkrijk (de Information Commissioner) of bij de relevante toezichthoudende autoriteit in de staat van de Europese Unie (of Europese Economische Ruimte) waar u werkt of normaal gesproken woont, of waar een vermeende schending van de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft plaatsgevonden. U kunt contact opnemen met de Information Commissioner via https://ico.org.uk/concerns of per telefoon: 0303 123 1113.
Wijzigingen in deze privacyverklaring & dit privacybeleid
Deze privacyverklaring is bijgewerkt op 15 augustus 2024.
We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen.
Contact met ons opnemen
Neem per post, e-mail of telefoon contact met ons op als u vragen hebt over dit privacybeleid of de informatie die wij over u bewaren.
Onze contactgegevens zijn:
| Stadskantoor | Post: 326 Old Street, Londen, EC1V 9DR Tel: 0207 613 2711 |
| Kantoor West End | Post: 77 Baker Street, Londen, W1U 6RF Tel: 0207 467 5757 |
| Kantoor Manchester | Post: 111 Piccadilly, Manchester, M1 2HY Tel: 0161 694 4404 |
| Kantoor Exeter | Post: 3rd Floor, The Senate, Southernhay Gardens, EX1 1UG Tel:01392 715311 |