Ronald Fletcher Baker LLP recueille, utilise et est responsable de certaines informations personnelles vous concernant. Ce faisant, nous sommes régis par le règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni, qui s'applique dans toute l'Union européenne (y compris au Royaume-Uni), et nous sommes responsables en tant que "contrôleur" de ces informations personnelles aux fins de ces lois.
Nous prenons votre vie privée très au sérieux. Veuillez lire attentivement cet avis et cette politique de confidentialité, car ils contiennent des informations importantes sur qui nous sommes et comment et pourquoi nous collectons, stockons, utilisons et partageons vos données à caractère personnel. Elles expliquent également vos droits en ce qui concerne vos données personnelles et la manière de nous contacter ou de contacter les autorités de contrôle en cas de réclamation.
Notre utilisation de vos données personnelles est soumise à vos instructions, au Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (RGPD), à d'autres législations pertinentes du Royaume-Uni et (le cas échéant) de l'UE, y compris le Règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD), ainsi qu'à notre devoir professionnel de confidentialité.
Termes clés
Il serait utile de commencer par expliquer certains termes clés utilisés dans ce document :
Nous, nous notre signifie Ronald Fletcher Baker LLP
Données personnelles toute information relative à une personne identifiée ou identifiable
Catégorie particulière de données à caractère personnel les données à caractère personnel qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, les convictions philosophiques ou l'appartenance syndicale ; les données génétiques et biométriques ; les données relatives à la santé, à la vie sexuelle ou à l'orientation sexuelle
Données personnelles que nous collectons à votre sujet
Les données à caractère personnel que nous collecterons ou que nous pourrions collecter dans le cadre de nos activités de conseil et/ou de représentation sont les suivantes :
Données personnelles collectées
- Votre nom, votre date de naissance, votre adresse et votre numéro de téléphone
- Informations nous permettant de vérifier votre identité, par exemple votre date de naissance ou les détails de votre passeport et un justificatif de domicile.
- Coordonnées électroniques, par exemple votre adresse électronique et votre numéro de téléphone portable
- Informations relatives à l'affaire pour laquelle vous sollicitez nos conseils ou notre représentation
- Vos données financières dans la mesure où elles sont pertinentes pour vos instructions, par exemple la source de vos fonds si vous donnez des instructions pour une transaction d'achat.
Les données personnelles que nous pouvons collecter dépendent de la raison pour laquelle vous nous avez donné des instructions
- Vos coordonnées fiscales et d'assurance nationale
- Les coordonnées de votre banque et/ou de votre société de crédit immobilier
- Détails de votre présence professionnelle en ligne, par exemple votre profil LinkedIn
- Détails concernant votre conjoint/partenaire et les personnes à votre charge ou d'autres membres de votre famille, par exemple si vous nous mandatez pour une affaire familiale ou un testament.
- Votre statut professionnel et les détails de votre emploi, y compris votre salaire et vos avantages, par exemple si vous nous donnez des instructions sur une question liée à votre emploi ou dans laquelle votre statut professionnel ou vos revenus sont pertinents.
- Votre nationalité et votre statut d'immigrant, ainsi que les informations contenues dans les documents connexes, tels que votre passeport ou toute autre pièce d'identité.
- Détails de votre régime de retraite, par exemple si vous nous mandatez pour une question de retraite ou en ce qui concerne les dispositions financières à la suite de la rupture d'une relation.
- vos dossiers professionnels, y compris, le cas échéant, les dossiers relatifs à la maladie et à l'assiduité, aux performances, aux mesures disciplinaires, à la conduite et aux griefs (y compris les données à caractère personnel de catégorie spéciale pertinentes), par exemple si vous nous donnez des instructions sur des questions liées à votre emploi ou pour lesquelles vos dossiers professionnels sont pertinents
- Votre origine raciale ou ethnique, votre sexe, votre orientation sexuelle, vos convictions religieuses ou autres, par exemple si vous nous mandatez pour une plainte pour discrimination.
- Votre appartenance à un syndicat, par exemple si vous nous mandatez pour une plainte pour discrimination ou si votre affaire est financée par un syndicat.
- Informations d'identification personnelle, telles que la couleur de vos cheveux ou de vos yeux ou le nom de vos parents, par exemple si vous nous demandez de constituer une société pour vous.
- Vos dossiers médicaux, par exemple si nous agissons pour vous dans le cadre d'une réclamation pour dommages corporels.
Ces données personnelles vous sont demandées pour nous permettre de vous fournir nos services. Si vous ne fournissez pas les données personnelles que nous vous demandons, cela peut retarder ou empêcher la fourniture de nos services.
Comment vos données personnelles sont-elles collectées ?
Nous recueillons la plupart de ces informations auprès de vous. Toutefois, nous pouvons également recueillir des informations :
-à partir de sources accessibles au public, par exemple le registre des sociétés ou le registre foncier (HM Land Registry) ;
-directement auprès d'un tiers, par exemple les agences de référence de crédit, les fournisseurs de services de diligence raisonnable des clients ;
-d'un tiers avec votre consentement, par exemple : votre banque ou société de crédit immobilier, une autre institution financière ou un conseiller ; les consultants et autres professionnels que nous pouvons engager dans le cadre de votre affaire ; votre employeur et/ou syndicat, organisme professionnel ou administrateurs de pension ; vos médecins, professionnels de la santé et du travail ; via nos systèmes de technologie de l'information, par exemple : systèmes de gestion des dossiers, de gestion des documents et d'enregistrement du temps ; sites web et applications pertinents ; surveillance automatisée de nos sites web et autres systèmes techniques, tels que nos réseaux et connexions informatiques, nos systèmes de communication, nos courriers électroniques et nos systèmes de messagerie instantanée.
Comment et pourquoi nous utilisons vos données personnelles
En vertu de la loi sur la protection des données, nous ne pouvons utiliser vos données personnelles que si nous avons une bonne raison de le faire, par exemple :
-pour se conformer à nos obligations légales et réglementaires ;
-pour l'exécution de notre contrat avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat ;
-pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers ; ou
-vous avez donné votre accord.
Il y a intérêt légitime lorsque nous avons une raison professionnelle ou commerciale d'utiliser vos informations, pour autant que vos propres droits et intérêts ne l'emportent pas sur cet intérêt.
L'utilisation (le traitement) de vos données à caractère personnel et les raisons pour lesquelles nous le faisons :
| Utilisation des données à caractère personnel | Nos raisons |
| Pour vous fournir des services juridiques | pour l'exécution de notre contrat avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat |
| Autres traitements nécessaires pour se conformer aux obligations professionnelles, légales et réglementaires qui s'appliquent à notre activité, par exemple les réglementations en matière de santé et de sécurité ou les règles édictées par notre organisme de réglementation professionnelle. | Respecter nos obligations légales et réglementaires |
| Recueillir et fournir les informations requises par ou relatives à des audits, des enquêtes ou des investigations menées par des organismes de réglementation. | Respecter nos obligations légales et réglementaires |
| Veiller au respect des politiques de l'entreprise, par exemple les politiques relatives à la sécurité et à l'utilisation d'Internet. | Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers |
| Raisons opérationnelles, telles que l'amélioration de l'efficacité, la formation et le contrôle de la qualité | Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers |
| Assurer la confidentialité des informations commercialement sensibles | pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers ; et/ou pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires |
| Analyse statistique pour nous aider à gérer notre pratique, par exemple en ce qui concerne notre performance financière, notre clientèle, notre type de travail ou d'autres mesures d'efficacité. | Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers |
| Empêcher l'accès et les modifications non autorisés aux systèmes | pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers ; et/ou pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires |
| Mise à jour et amélioration des dossiers des clients | pour l'exécution de notre contrat avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat, et/ou pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires |
| Déclarations statutaires | Respecter nos obligations légales et réglementaires |
| Garantir la sécurité des pratiques de travail, de l'administration du personnel et des évaluations | pour se conformer à nos obligations légales et réglementaires ; et/ou pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers |
| Commercialiser nos services et ceux de tiers sélectionnés auprès - de nos clients actuels et anciens ; - de tiers qui ont déjà manifesté un intérêt pour nos services ; - de tiers avec lesquels nous n'avons jamais eu de relations antérieures. | Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers |
| Vérification des références de crédit par l'intermédiaire d'agences de référence externes | Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers |
| Audits externes et contrôles de qualité, par exemple pour Lexcel et l'audit de nos comptes | pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers ; et/ou pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires |
Le tableau ci-dessus ne s'applique pas aux données personnelles de catégorie spéciale, que nous ne traiterons qu'avec votre consentement explicite.
Communications promotionnelles
Nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous envoyer des mises à jour (par e-mail, SMS, téléphone ou courrier) sur les développements juridiques susceptibles de vous intéresser et/ou des informations sur nos services, y compris des offres exclusives, des promotions ou de nouveaux services ou produits.
Nous avons un intérêt légitime à traiter vos données personnelles à des fins promotionnelles (voir ci-dessus). Comment et pourquoi nous utilisons vos données personnelles). Cela signifie que nous n'avons généralement pas besoin de votre consentement pour vous envoyer des communications promotionnelles. Toutefois, si votre consentement est nécessaire, nous vous le demanderons séparément et clairement.
Nous traiterons toujours vos données personnelles avec le plus grand respect et ne les vendrons ni ne les partagerons jamais avec d'autres organisations en dehors de Ronald Fletcher Baker LLP à des fins de marketing.
Vous avez le droit de refuser de recevoir des communications promotionnelles à tout moment en nous contactant par courrier, par courriel ou par téléphone en contactant [nom].
Nous pouvons vous demander de confirmer ou de mettre à jour vos préférences en matière de marketing si vous nous demandez de vous fournir d'autres services à l'avenir, ou en cas de modification de la loi, de la réglementation ou de la structure de notre entreprise.
Avec qui nous partageons vos données personnelles
Nous partageons régulièrement des données personnelles avec
-les conseillers professionnels que nous mandatons en votre nom ou auxquels nous vous adressons, par exemple les avocats, les professionnels de la santé, les comptables, les conseillers fiscaux ou d'autres experts ;
-d'autres tiers lorsque cela est nécessaire pour exécuter vos instructions, par exemple votre fournisseur de prêts hypothécaires ou HM Land Registry dans le cas d'une transaction immobilière ou Companies House ;
-les agences de référence en matière de crédit ;
-nos assureurs et nos courtiers ;
-les auditeurs externes, par exemple dans le cadre de l'accréditation ISO ou Lexcel et de l'audit de nos comptes ;
-nos banques ;
-nos fournisseurs de services de gestion des dossiers, y compris DPS Software.
Nous n'autorisons nos prestataires de services à traiter vos données personnelles que si nous sommes convaincus qu'ils prennent des mesures appropriées pour protéger vos données personnelles. Nous imposons également des obligations contractuelles aux prestataires de services afin de nous assurer qu'ils ne peuvent utiliser vos données à caractère personnel que pour nous fournir des services, ainsi qu'à vous.
Nous pouvons divulguer et échanger des informations avec les autorités chargées de l'application de la loi et les organismes de réglementation afin de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.
Nous pouvons également être amenés à partager certaines données personnelles avec d'autres parties, telles que des acheteurs potentiels de tout ou partie de nos activités ou lors d'une restructuration. En général, les informations sont rendues anonymes, mais cela n'est pas toujours possible. Le destinataire des informations sera lié par des obligations de confidentialité.
Où sont conservées vos données personnelles
Les informations peuvent être conservées dans nos bureaux et dans ceux des sociétés de notre groupe, des agences tierces, des prestataires de services, des représentants et des agents, comme décrit ci-dessus (voir ' ).Avec qui nous partageons vos données personnelles').
Certains de ces tiers peuvent être basés en dehors de l'Espace économique européen. Pour plus d'informations, y compris sur la manière dont nous sauvegardons vos données personnelles dans ce cas (voir ci-dessous : Transfert de vos données personnelles hors de l'EEE).
Durée de conservation des données personnelles
Nous conserverons vos données personnelles après avoir fini de vous conseiller ou d'agir pour vous. Nous le ferons pour l'une des raisons suivantes :
-pour répondre à toute question, plainte ou réclamation formulée par vous ou en votre nom ;
-pour montrer que nous vous avons traité équitablement ;
-pour tenir les registres exigés par la loi.
Nous ne conserverons pas vos données plus longtemps que nécessaire aux fins énoncées dans la présente politique. Des périodes de conservation différentes s'appliquent aux différents types de données. De plus amples détails à ce sujet sont fournis dans notre document de conservation qui donne ces détails (voir "Politique de conservation").
Lorsqu'il n'est plus nécessaire de conserver vos données personnelles, nous les supprimons ou les rendons anonymes.
Politique de conservation
Pendant combien de temps utiliserez-vous mes informations ?
Nous ne conserverons vos informations personnelles qu'aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris pour satisfaire à des exigences légales, comptables ou de reporting.
Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos informations personnelles afin qu'elles ne puissent plus être associées à vous, auquel cas nous pouvons utiliser ces informations sans vous en avertir. Lorsque vous n'êtes plus un employé, un travailleur ou un contractant de l'entreprise, nous conservons et détruisons en toute sécurité vos informations personnelles conformément aux lois et réglementations applicables.
Pour déterminer la période de conservation appropriée des données à caractère personnel, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données à caractère personnel, le risque potentiel de préjudice résultant d'une utilisation ou d'une divulgation non autorisée de vos données à caractère personnel, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel et la possibilité d'atteindre ces finalités par d'autres moyens, ainsi que les exigences légales applicables.
La loi nous oblige à conserver des informations de base sur nos clients (y compris les données de contact, d'identité, financières et de transaction) à des fins juridiques, réglementaires et fiscales.
Cette politique définit la durée pendant laquelle nous conservons normalement les informations et la date à laquelle ces informations sont détruites de manière confidentielle.
Responsabilité
Ronald Fletcher Baker LLP est responsable de la mise en œuvre et du contrôle du respect de cette politique. Il procédera à un examen annuel de cette politique afin d'en vérifier le bon fonctionnement.
Notre processus
Les informations (papier et électroniques) seront conservées au moins pendant la période spécifiée dans notre période de conservation des données (voir l'annexe).
Toutes les informations doivent être examinées avant d'être détruites afin de déterminer s'il existe des facteurs particuliers qui justifient de retarder la destruction, par exemple :
- litige potentiel
- plaintes
- affaires en cours
Nous nous efforcerons de supprimer les copies papier et les documents et informations conservés sous forme électronique à la fin de la période de conservation.
Période de conservation des données - Annexe
| Type de matière | Période de conservation |
| Les dossiers relatifs à la lutte contre le blanchiment d'argent, y compris les dossiers relatifs aux contrôles d'identité et de vérification des clients effectués dans le cadre de notre procédure de diligence raisonnable à l'égard des clients. | 6 ans après la fin de la relation d'affaires ou de la transaction. |
| Confiance | Indéfiniment, conformément aux orientations de la Law Society, ou à la fin de la période de fiducie ou à la date d'acquisition des droits plus 6 ans Documents relatifs à l'assujettissement à la TVA - 6 ans Documents fiscaux - 12 ans après la fin de la période de fiducie |
| Questions relatives aux mineurs | 6 ans à compter de la date à laquelle le client a atteint l'âge de 18 ans |
| Testaments | Indéfiniment, conformément aux directives de la Law Society ; ou 6 ans à compter de la date d'homologation lorsque nous nous sommes occupés de l'homologation. |
| Impôts | 12 ans après la fin de la période ou de l'évaluation |
| Registres comptables | 6 ans |
| Questions financières (transactions et commissions effectuées ou reçues en vertu des règles de 2001 du Financial Services (Code of Business) de l'ASF). | 6 ans |
| Registres des plaintes | 6 ans à compter de la conclusion de la plainte |
| Toutes les autres questions relatives aux clients | 6 ans |
Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos données personnelles (afin qu'elles ne puissent plus être associées à vous) à des fins de recherche ou de statistiques.
Transfert de vos données personnelles hors de l'EEE
Pour vous fournir des services, il est parfois nécessaire de partager vos données personnelles en dehors de l'Espace économique européen (EEE).
Ces pays n'appartenant pas à l'EEE peuvent ne pas avoir les mêmes lois sur la protection des données que le Royaume-Uni et l'EEE. Nous nous efforcerons toutefois de faire en sorte que le transfert soit conforme à la législation sur la protection des données et que toutes les données personnelles soient sécurisées.
Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, veuillez nous contacter (voir "Comment nous contacter" ci-dessous).
Vos droits
Vous disposez des droits suivants, que vous pouvez exercer gratuitement :
| Accès | Le droit d'obtenir une copie de vos données personnelles (droit d'accès) |
| Rectification | Le droit de nous demander de corriger toute erreur dans vos données personnelles |
| A oublier | Le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles dans certaines situations |
| Restriction du traitement | Le droit de nous demander de restreindre le traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances, par exemple si vous contestez l'exactitude des données. |
| Portabilité des données | Le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de transmettre ces données à un tiers dans certaines situations. |
| Pour objecter | Le droit de s'opposer : - à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct (y compris le profilage) ; - dans certaines autres situations, à la poursuite du traitement de vos données personnelles, par exemple le traitement effectué aux fins de nos intérêts légitimes. |
| Ne pas faire l'objet d'une prise de décision individuelle automatisée | le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (y compris le profilage) qui produit des effets juridiques à votre égard ou qui vous affecte de manière significative de façon similaire |
Pour plus d'informations sur chacun de ces droits, y compris les circonstances dans lesquelles ils s'appliquent, veuillez nous contacter ou consulter le site web de la Commission européenne. Orientations du Bureau du commissaire à l'information du Royaume-Uni (ICO) sur les droits des personnes dans le cadre du règlement général sur la protection des données (RGPD)
Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, n'hésitez pas à nous contacter :
Envoyez-nous un courriel, appelez-nous ou écrivez-nous - voir ci-dessous : 'Comment nous contacter ?; et
-nous fournir suffisamment d'informations pour que nous puissions vous identifier (par exemple, votre nom complet, votre adresse et le numéro de référence du client ou de l'affaire) ;
-nous fournir une preuve de votre identité et de votre adresse (une copie de votre permis de conduire ou de votre passeport et une facture récente d'une compagnie d'électricité ou d'une carte de crédit) ; et
-nous indiquer le droit que vous souhaitez exercer et les informations sur lesquelles porte votre demande.
Assurer la sécurité de vos données personnelles
Nous disposons de mesures de sécurité appropriées pour éviter que les données à caractère personnel ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière illicite. Nous limitons l'accès à vos données personnelles aux personnes qui en ont véritablement besoin pour des raisons professionnelles. Les personnes qui traitent vos informations le font uniquement de manière autorisée et sont soumises à un devoir de confidentialité.
Nous avons également mis en place des procédures pour faire face à toute suspicion de violation de la sécurité des données. Nous vous notifierons, ainsi qu'à toute autorité de régulation compétente, toute suspicion de violation de la sécurité des données lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.
Comment se plaindre
Nous espérons pouvoir répondre à toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir concernant l'utilisation que nous faisons de vos informations.
Le GDPR britannique vous donne également le droit de déposer une plainte auprès du régulateur britannique de la protection des données (le Commissaire à l'information) ou de l'autorité de contrôle compétente dans l'État de l'Union européenne (ou de l'Espace économique européen) où vous travaillez, vivez normalement, ou dans lequel toute infraction présumée aux lois sur la protection des données s'est produite. Le commissaire à l'information peut être contacté à l'adresse https://ico.org.uk/concerns ou par téléphone : 0303 123 1113.
Modifications du présent avis de confidentialité et de la politique de confidentialité
Cet avis de confidentialité a été mis à jour le 15 août 2024.
Nous pouvons modifier cet avis de confidentialité de temps à autre.
Comment nous contacter
Veuillez nous contacter par courrier, par courriel ou par téléphone si vous avez des questions sur cette politique de confidentialité ou sur les informations que nous détenons à votre sujet.
Nos coordonnées sont les suivantes
| Bureau de la ville | Poste : 326 Old Street, London, EC1V 9DR Tel : 0207 613 2711 |
| Bureau du West End | Poste : 77 Baker Street, Londres, W1U 6RF Tél : 0207 467 5757 |
| Bureau de Manchester | Poste : 111 Piccadilly, Manchester, M1 2HY Tel : 0161 694 4404 |
| Bureau d'Exeter | Poste : 3rd Floor, The Senate, Southernhay Gardens, EX1 1UG Tel:01392 715311 |