İş Yerinde Yapay Zeka: İşverenler İçin Pratik Bir Kılavuz

Artificial intelligence is becoming an increasingly important issue for employers. Many businesses are already using AI, or considering using AI, in areas such as recruitment, HR administration, document production, customer service, performance management, workplace monitoring, data analysis and internal communications. 

For employers, AI is not simply an IT or productivity issue. It also involves understanding how AI is being used across the organisation, what information is being entered into AI tools, and whether existing workplace policies are fit for purpose. AI can create legal, ticari and management risks if handled incorrectly. However, when approached properly, it can also help employers improve efficiency, reduce administrative burden and destek better decision-making. 

Bu makale, işverenlerin işyerinde yapay zeka kullanırken dikkat etmeleri gereken temel hususları ele almaktadır. 

İş Yerinde Yapay Zeka Nedir? 

İşyerinde yapay zeka, çok çeşitli araç ve sistemleri kapsayabilir. Bunlar arasında e-postalar, politikalar, toplantı notları veya raporlar hazırlamak için kullanılan üretken yapay zeka araçları yer alabilir. Ayrıca işe alım yazılımları, otomatik planlama araçları, sohbet robotları, transkripsiyon yazılımları, verimlilik izleme sistemleri, İK analitik platformları ve mevcut işyeri yazılımlarına entegre edilmiş yapay zeka araçları da bu kapsamda değerlendirilebilir. 

Some AI use will be obvious. For example, an employer may decide to introduce a particular AI platform for document drafting or customer service. Other AI use may be less obvious, particularly where employees are using free or publicly available AI tools informally to help with day-to-day work. 

The important point for employers is that AI may already be in use within the business, even where no formal decision has been taken to introduce it. 

Bu nedenle işverenler, varsayımlarda bulunmaktan kaçınmalı ve bunun yerine yapay zekanın gerçekte nasıl kullanıldığını, kimler tarafından kullanıldığını, hangi bilgilerin işlendiğini ve uygun güvenlik önlemlerinin alınıp alınmadığını anlamaya odaklanmalıdır. 

İşverenler Neden Yapay Zekayı Ciddiye Almalı? 

İşverenlerin yapay zekayı ciddiye alması için çeşitli nedenler vardır. 

First, there is the legal risk. If AI is used in recruitment, performance management, redundancy selection, disciplinary issues or workplace monitoring, it may create risks relating to discrimination, data protection, privacy, unfair dismissal and employee relations. The UK does not currently have one single AI-specific law covering AI as a technology; instead, AI is regulated through the context in which it is used and through existing legal frameworks.  

Secondly, there is a management risk. AI-generated information may be inaccurate, incomplete or misleading. If managers rely too heavily on AI without applying proper judgment, this may lead to poor decisions and avoidable disputes. 

Üçüncüsü, ticari bir fırsat söz konusudur. Doğru bir şekilde kullanıldığında yapay zeka, işverenlerin zamandan tasarruf etmesine, tutarlılığı artırmasına ve idari yükü azaltmasına yardımcı olarak işyerini dönüştürebilir. Acas, işverenlerin üçte birinin yapay zekanın verimliliği artıracağını düşündüğünü bildirmiş, ancak aynı zamanda işverenlerin net işyeri politikaları geliştirmeleri ve yapay zeka uygulamaya konulduğunda çalışanlara ve temsilcilere danışmaları gerektiğini vurgulamıştır.  

Başlangıç Noktası: Yapay Zekanın Halihazırda Nasıl Kullanıldığını Anlamak 

Bir yapay zeka politikası uygulamaya koymadan önce, işverenler öncelikle yapay zekanın pratikte halihazırda nasıl kullanıldığını anlamalıdır. 

In many workplaces, employees may already be using AI informally. This could include using AI to draft emails, summarise documents, prepare reports, generate marketing content, produce meeting notes, analyse spreadsheets, answer customer queries or help with HR documents. 

This may be happening without senior management, HR or IT being fully aware of it. 

Bu durum bir sorun yaratır. Bir işveren, aşağıdakileri bilmiyorsa yapay zekanın risklerini doğru bir şekilde yönetemez: 

• hangi yapay zeka araçlarının kullanıldığı;  

• bunları kim kullanıyor;  

• hangi bilgiler yükleniyor;  

• kişisel verilerin mi yoksa gizli bilgilerin mi işlendiği;  

• whether AI is being used in recruitment or employee management;  

• whether managers understand the risks and benefits of AI adoption;  

• çalışanlara rehberlik veya eğitim verilmiş olup olmadığı;  

• Mevcut politikaların yapay zeka konusunu ele alıp almadığı.  

For that reason, a practical first step is to carry out an internal AI audit or staff questionnaire. 

İşverenler İçin Ücretsiz AI İşyeri Anketi 

İşverenlere yardımcı olmak amacıyla ücretsiz bir Yapay Zeka İşyeri Anketi Bu, bir kuruluş içinde yapay zekanın şu anda nasıl kullanıldığını değerlendirmek için bir başlangıç noktası olarak kullanılabilir. 

Bu anket, işverenlerin aşağıdakileri belirlemelerine yardımcı olmak üzere tasarlanmıştır: 

• çalışanların halihazırda yapay zeka araçlarını kullanıp kullanmadıkları;  

• hangi yapay zeka platformlarının kullanıldığı;  

• Yapay zeka hangi görevlerde kullanılıyor;  

• AI araçlarına gizli bilgiler, kişisel veriler veya müşteri bilgileri girilip girilmediği;  

• Yapay zekanın İK, işe alım veya çalışan yönetimi amaçları için kullanılıp kullanılmadığı;  

• Çalışanların yapay zeka tarafından üretilen içeriğin risklerini anlayıp anlamadıkları;  

• yöneticilerin eğitime ihtiyacı olup olmadığı;  

• bir yapay zeka politikasının gerekli olup olmadığı;  

• Mevcut veri koruma, gizlilik, BT ve disiplin politikalarının güncellenmesi gerekip gerekmediği.  

The questionnaire can help employers move from a general concern about AI to a more informed and practical plan. It can also assist with preparing an AI policy that reflects how the business actually operates, rather than relying on a generic policy that may not address the real risks. 

Ücretsiz AI İşyeri Anketi’ne buradan ulaşabilirsiniz: [bağlantı ekle]. 

Yapay Zeka ve İşe Alım 

İşe alım, yapay zekanın özellikle cazip görünebileceği alanlardan biridir. Yapay zeka araçları, iş ilanlarının hazırlanmasında, özgeçmişlerin taranmasında, adayların sıralanmasında, testlerin değerlendirilmesinde, mülakat yanıtlarının analiz edilmesinde veya başvuru sahipleriyle iletişim kurulmasında kullanılabilir. 

Bununla birlikte, işe alım da en yüksek riskli alanlardan biridir. 

The Information Commissioner’s Office has recently highlighted the use of AI and automation in recruitment, including tools used to sift CVs and score online assessments. The ICO has also emphasised the importance . transparency and the need for employers to use people’s personal information fairly when automated tools are used in recruitment.  

İşverenler, bir yapay zeka işe alım aracının sırf objektif göründüğü için adil olduğunu varsaymamaya özen göstermelidir. Yapay zeka sistemleri, eğitildikleri verilerde, uyguladıkları kriterlerde veya sonuçların yorumlanma biçiminde önyargıları yansıtabilir. 

İşverenler, işe alım sürecinde yapay zekayı kullanmadan önce şu hususları göz önünde bulundurmalıdır: 

• araç aslında ne yapıyor;  

• hangi verileri kullandığı;  

• Adaylara yapay zeka kullanıldığı konusunda bilgi verilip verilmediği;  

• araçta önyargı olup olmadığına dair test yapılmış mıdır;  

• engelli adaylar için makul düzenlemeler yapılıp yapılamayacağı;  

• whether a human manager reviews the outcome;  

• whether rejected candidates can challenge or query the decision;  

• İşverenin bu kararın nasıl alındığını açıklayabilip açıklayamayacağı.  

Yapay zeka, işe alım sürecine yardımcı olabilir, ancak aday ile iş arasında açıklanamayan bir engel haline gelmemelidir. 

Yapay Zeka ve Ayrımcılık Riski 

One of the most significant employment law risks is discrimination. 

Yapay zeka araçları tarafsız görünebilir, ancak yine de ayrımcı sonuçlar doğurabilir. Örneğin, bir yapay zeka destekli işe alım aracı, kariyerinde boşluklar bulunan adayları dezavantajlı duruma düşürebilir. Bu durum, doğum izni almış kadınları, engellilik nedeniyle işe gelememiş çalışanları veya bakım sorumlulukları olan adayları etkileyebilir. 

Similarly, a performance tool may favour employees who work longer visible hours, which may disadvantage disabled employees or employees with childcare responsibilities. A communication analysis tool may also misinterpret different communication styles, including those linked to neurodiversity. 

Bu nedenle işverenler, yapay zeka araçlarının doğrudan ayrımcılık, dolaylı ayrımcılık, engellilikten kaynaklanan ayrımcılık, makul düzenlemelerin yapılmaması veya taciz riskleri yaratıp yaratmayacağını değerlendirmelidir. 

Bu durum, yapay zekanın işe alım, terfi, işten çıkarma seçimi, performans yönetimi, disiplin süreçleri veya işten çıkarma kararlarında kullanıldığı durumlarda özellikle önemlidir. 

En güvenli yaklaşım, yapay zekanın kararları almak yerine karar alma sürecine katkı sağlamasını ve yöneticilerin yapay zeka tarafından üretilen önerileri sorgulamayı öğrenmelerini, bunları sadece kabul etmekle yetinmemelerini sağlamaktır. 

Yapay Zeka, Gizlilik ve Veri Koruma 

İşverenler için en acil risklerden biri, çalışanların gizlilik ve veri koruma konusundaki sonuçlarını tam olarak anlamadan yapay zeka araçlarını kullanmasıdır. 

Örneğin, bir çalışan, müşteri bilgilerini, çalışan verilerini, mali bilgileri, kurum içi strateji belgelerini veya ticari açıdan hassas materyalleri özetlemek veya yeniden yazmak amacıyla halka açık bir yapay zeka aracına yükleyebilir. Bu durum, ciddi gizlilik, veri koruma ve ticari riskler doğurabilir. 

İşverenler, çalışanların yapay zeka araçlarına neleri girebileceklerini ve neleri giremeyeceklerini açıkça belirtmelidir. Bu, aşağıdaki konulara ilişkin kuralları içermelidir: 

• kişisel veriler;  

• özel kategori verileri;  

• müşteri veya alıcıya ait gizli bilgiler;  

• ticari açıdan hassas bilgiler;  

• özel içerik;  

• passwords and security information;  

• çalışan ilişkileri belgeleri;  

• disciplinary, grievance or sickness absence material;  

• sözleşmeler ve hukuki belgeler.  

İşverenler ayrıca, çalışanların halka açık yapay zeka araçlarını kullanmasına izin verilip verilmeyeceğini, yalnızca onaylanmış kurum içi araçları kullanmasına izin verilip verilmeyeceğini ya da izin verilmedikçe hiçbir yapay zeka aracını kullanamayacağını belirlemelidir. 

Kısa bir yapay zeka politikası, artık birçok işveren için pratik bir zorunluluk haline gelmektedir. Ancak, bu politikayı hazırlamadan önce işverenlerin, ideal olarak, yapay zekanın işletme genelinde halihazırda nasıl kullanıldığına dair bilgi toplamaları gerekmektedir. 

Yapay Zeka ve İşyeri İzleme 

Employers may be tempted to use AI to monitor productivity, attendance, konum, keyboard activity, emails, calls, customer interactions or employee behaviour. This may be especially relevant where employees work remotely or where employers want greater visibility over performance. 

Bununla birlikte, işyerinde izleme konusu hem hukuki hem de kültürel açıdan hassas bir konu olabilir. 

İşverenler şu konularda net olmalı: 

• izlemenin neden gerekli olduğu;  

• neyin izlendiği;  

• daha az müdahaleci bir alternatifin olup olmadığı;  

• çalışanlara bu konuda bilgi verilmiş olup olmadığı;  

• verilerin ne kadar süreyle saklanacağı;  

• buna kimlerin erişimi olacak;  

• izlemenin orantılı olup olmadığı;  

• veri koruma etki değerlendirmesinin gerekli olup olmadığı.  

Excessive monitoring can damage trust, morale and retention. It can also increase the risk of grievances, data protection complaints and employment tribunal claims. 

İşverenler, sadece mevcut olduğu için izleme teknolojisini uygulamaya koymaktan kaçınmalıdır. Asıl sorulması gereken, bunun gerekli, orantılı ve uygun şekilde açıklanmış olup olmadığıdır. 

Performans, Davranış ve Yetenek Sorunları 

İşverenler için en zorlu alanlardan biri, performans yönetimi, davranış veya yetkinlik sorunlarında yapay zekayı kullanmaktır. 

İşverenlerin, yönetim kararlarını desteklemek amacıyla veri veya teknolojiden yararlanmaları engellenmemektedir. Ancak, resmi bir işlem için temel olarak yapay zeka tarafından üretilen bilgilere güvenmeden önce dikkatli davranmaları gerekmektedir. 

Performance management still requires context. A drop in productivity may be caused by workload, unclear instructions, disability, poor management, workplace conflict, caring responsibilities, system issues or other legitimate factors. 

Before using AI-generated information in a disciplinary, capability or redundancy process, employers should consider: 

• verilerin doğru olup olmadığı;  

• çalışanın verilerin toplandığının farkında olup olmadığı;  

• çalışanın yanıt verme imkânı olup olmadığı;  

• bu veriler için bir açıklama olup olmadığı;  

• bir yöneticinin söz konusu pozisyonu uygun şekilde değerlendirip değerlendirmediği;  

• ayrımcılık riski olup olmadığı;  

• makul düzenlemelerin dikkate alınması gerekip gerekmediği;  

• Bu kararın, yalnızca yapay zekaya dayanmadan gerekçelendirilip gerekçelendirilemeyeceği.  

İşverenler bu hususları dikkate almadan resmi işlemlere çok aceleyle geçmeleri halinde, önlenebilir hukuki risklere maruz kalabilirler. 

Yapay Zeka ve Çalışan İlişkileri: Bir Tanıtım 

Yapay zekanın kullanıma sunulması, çalışanlar arasında endişe yaratabilir. Çalışanlar, yapay zekanın işlerini elinden alacağından, denetimin artacağından, insan yargısının azalacağından veya görevlerinin niteliğinin değişeceğinden endişe duyabilir. 

Bu nedenle işverenler, yapay zeka uygulamasını sadece bir BT projesi olarak değil, çalışan ilişkileriyle ilgili bir konu olarak ele almalıdır. 

In some cases, introducing AI may affect job duties, performance expectations, reporting lines, working methods or staffing levels. If employees are expected to use AI as part of their role, that may require training and may, depending on the circumstances, involve changes to terms and conditions. 

İşverenler şu hususları dikkate almalıdır: 

• çalışanların görüşüne başvurulması gerekip gerekmediği;  

• sözleşmede değişiklik yapılması gerekip gerekmediği;  

• iş tanımlarının güncellenmesi gerekip gerekmediği;  

• eğitim gerekip gerekmediği;  

• Yapay zekanın performans beklentilerini etkileyip etkilemediği;  

• herhangi bir işten çıkarma riski olup olmadığı;  

• Yöneticilerin bu değişikliğin amacını açıklayabilip açıklayamadıkları.  

Şeffaf bir yaklaşım, direnci azaltacak ve uygulamanın yaygınlaşmasını artıracaktır. 

Bir Yapay Zeka Politikası Oluşturma 

Bir yapay zeka politikasının aşırı derecede karmaşık olması gerekmez. Pratik, net ve kuruluşun fiili işleyişine uygun olmalıdır. 

Etkili bir yapay zeka politikası şu hususları açıklamalıdır: 

• hangi yapay zeka araçlarının onaylandığı;  

• Çalışanların yapay zekayı ne zaman kullanabileceği;  

• çalışanların yapay zekayı kullanmaması gereken durumlar;  

• AI araçlarına hangi bilgiler girilmemelidir;  

• AI tarafından üretilen içeriğin doğruluğunun kontrol edilmesi gerekliliği;  

• insan tarafından inceleme gerektiğinde;  

• Yapay zekanın işe alım veya İK süreçlerinde nasıl kullanılabileceği;  

• Yapay zekanın performans yönetiminde nasıl kullanılabileceği;  

• Yapay zeka ile izlemenin izin verilip verilmediği;  

• çalışanların endişelerini nasıl bildirmeleri gerektiği;  

• ve consequences of misuse.  

Bu politika, bilgi teknolojisi, veri koruma, gizlilik, disiplin prosedürleri, işe alım ve sosyal medya konularındaki mevcut politikalarla uyumlu olmalıdır. 

En iyi yapay zeka politikaları genel nitelikte değildir. Bu politikalar, işverenin yapay zekayı fiilen nasıl kullandığına, işletmenin işlediği verilerin türüne, çalışanların yapay zeka araçlarına erişim düzeyine, işverenin faaliyet gösterdiği sektöre ve herhangi bir iç denetim veya anket yoluyla tespit edilen risklere dayandırılmalıdır. 

İşverenlerin Sıkça Yaptığı Hatalar 

İşverenler, aşağıdaki hataları yapmamak için özellikle dikkatli olmalıdır: 

• çalışanlara haber vermeden yapay zekayı uygulamaya koymak;  

• çalışanların kurallara tabi olmaksızın halka açık yapay zeka araçlarını kullanmasına izin vermek;  

• AI tarafından üretilen içeriğin doğru olduğu varsayımıyla;  

• insan denetimi olmaksızın işe alım kararlarını vermek için yapay zekaya güvenmek;  

• bağlamı dikkate almadan yapay zeka performans verilerini kullanmak;  

• ayrımcılık riskini kontrol etmemek;  

• gizli bilgilerin veya kişisel verilerin yapay zeka araçlarına girilmesine izin vermek;  

• veri koruma, gizlilik ve BT politikalarını güncellememek;  

• izlemenin orantılı olup olmadığını değerlendirmeden yapay zeka izleme araçlarını kullanmak;  

• yöneticilere eğitim verilmemesi;  

• Yapay zekanın roller, beklentiler veya çalışma uygulamalarını değiştirdiği durumlarda danışılmaması;  

• Yapay zekanın gerçekte nasıl kullanıldığını öncelikle anlamadan genel bir yapay zeka politikası uygulamaya koymak.  

Birçok anlaşmazlık, işverenin yapay zekayı kötüye kullanma niyetinde olmasından değil, net kuralların bulunmamasından, uygun bir denetimin yapılmamasından ve teknolojinin kullanılmaya başlanmasından önce hiç kimsenin durup riskleri değerlendirmemiş olmasından kaynaklanmaktadır. 

İşverenler İçin Pratik Adımlar 

İşyerinde yapay zeka kullanımını değerlendiren işverenler, aşağıdaki adımları göz önünde bulundurmalıdır: 

1. İşletmede yapay zekanın halihazırda kullanıldığı alanları inceleyin.  

2. Çalışanların kullanım alışkanlıklarını, riskli alanları ve eğitim ihtiyaçlarını anlamak için bir yapay zeka tabanlı işyeri anketi kullanın.  

3. Hangi çalışan, aday, müşteri veya tüketici verilerinin işlendiğini belirleyin.  

4. Hangi yapay zeka araçlarının kullanımına izin verileceğini ve hangilerinin yasaklanacağını belirleyin.  

5. İşe alım, izleme veya İK karar alma süreçlerinde yapay zeka kullanmadan önce bir risk değerlendirmesi yapın.  

6. Bir veri koruma etki değerlendirmesinin gerekli olup olmadığını değerlendirin.  

7. Yapay zekanın görevleri, çalışma uygulamalarını veya izleme süreçlerini etkilediği durumlarda çalışanlara danışın.  

8. Yapay zeka tarafından üretilen bilgilerin sınırları konusunda yöneticileri eğitin.  

9. Tüm önemli istihdam kararlarında insan denetimini sürdürün.  

10. Update employment contracts, policies and staff handbooks where needed.  

11. Teknoloji ve yasal çerçeve geliştikçe yapay zeka kullanımını düzenli olarak gözden geçirin.  

Bu adımların atılması, hukuki riskleri azaltabilir ve işverenlerin yapay zekayı kontrollü ve ticari açıdan mantıklı bir şekilde kullanmalarına yardımcı olabilir. 

Sonuç 

AI in the workplace is an issue employers cannot afford to ignore. Handled poorly, it can lead to confidentiality breaches, data protection complaints, grievances, discrimination claims, unfair dismissal risks and reputational damage. Handled properly, it can help employers improve efficiency, support managers and modernise working practices. 

İşverenler için en önemli nokta, erken harekete geçmek, varsayımlardan kaçınmak ve yapay zekanın kurum içinde gerçekte nasıl kullanıldığını anlamaktır. Yapay zeka, insan yargısına, adil prosedürlere veya net işyeri politikalarına olan ihtiyacı ortadan kaldırmaz. 

At Ronald Fletcher Baker, our Employment Team advises employers on workplace policies, data protection issues, recruitment, disciplinary and grievance procedures, redundancy, discrimination risk and employment tribunal claims. If you are considering introducing AI into your workplace, or if concerns have already arisen about the use of AI, we can help you assess the risks and identify a practical way forward.