{"id":9757,"date":"2026-06-05T11:56:44","date_gmt":"2026-06-05T11:56:44","guid":{"rendered":"https:\/\/rfblegal.co.uk\/?post_type=insight&p=9757"},"modified":"2026-06-05T11:56:47","modified_gmt":"2026-06-05T11:56:47","slug":"paga-de-vacaciones-horarios-irregulares-y-mantenimiento-de-registros-una-guia-practica-para-los-empleadores","status":"publish","type":"insight","link":"https:\/\/rfblegal.co.uk\/es\/perspectivas\/paga-de-vacaciones-horarios-irregulares-y-mantenimiento-de-registros-una-guia-practica-para-los-empleadores\/","title":{"rendered":"Paga de vacaciones, horarios irregulares y mantenimiento de registros: una gu\u00eda pr\u00e1ctica para empleadores\u00a0"},"content":{"rendered":"

Holiday pay remains one of the most technical and commonly misunderstood areas of employment law<\/a>. For employers with part-time staff, casual workers, zero-hours arrangements, seasonal staff, shift workers, commission payments or regular overtime, the rules can be particularly difficult to apply in practice.<\/p>\n\n\n\n

For employers, this is not simply a payroll<\/a> issue. It involves contracts, working patterns, HR processes, record-keeping, staff communication and legal compliance. If handled incorrectly, holiday pay mistakes can lead to grievances, unlawful deduction from wages claims<\/a>, employment tribunal proceedings, back pay liabilities, enforcement<\/a> action and reputational damage<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

This is also a particularly important time for employers to review their approach. Recent holiday pay reforms introduced specific rules for irregular hours and part-year workers, including the option to use rolled-up holiday pay in limited circumstances. From 6 April<\/a> 2026, employers must also keep annual leave and holiday pay records for at least six years.<\/p>\n\n\n\n

En este art\u00edculo se analizan los aspectos clave que los empleadores deben tener en cuenta a la hora de gestionar el pago de las vacaciones, a los trabajadores con horarios irregulares y el registro de las vacaciones.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfCu\u00e1les son las normas b\u00e1sicas sobre la paga de vacaciones?<\/h2>\n\n\n\n

Most workers are entitled to 5.6 weeks’ paid<\/a> holiday each year. This includes full-time, part-time, agency, casual and zero-hours workers, provided they have worker status<\/a> for employment law purposes.<\/p>\n\n\n\n

Por lo general, la paga de vacaciones debe reflejar el salario habitual del trabajador. En el caso de los empleados con horario y salario fijos, esto suele ser sencillo. Sin embargo, para los empleados y trabajadores cuyo salario var\u00eda debido a los turnos, las horas extras, las comisiones, las primas, los complementos o los horarios de trabajo irregulares, el c\u00e1lculo puede resultar m\u00e1s complicado.<\/p>\n\n\n\n

Employers should therefore avoid assuming that basic salary<\/a> or hourly pay is always enough. Depending on the circumstances, holiday pay may need to include payments linked to the performance of contractual tasks, regular overtime, commission or other payments that form part of normal remuneration.<\/p>\n\n\n\n

The practical point for employers is that holiday pay should not be treated as a simple annual leave administration task. It should be checked against contracts, payroll data<\/a> and the way people<\/a> actually work.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfPor qu\u00e9 deben los empleadores tomarse en serio el cumplimiento de la normativa sobre el pago de las vacaciones?<\/h2>\n\n\n\n

Hay varias razones por las que las empresas deben tomarse en serio el cumplimiento de la normativa sobre el pago de las vacaciones.<\/p>\n\n\n\n

First, there is the legal risk. Workers can bring claims for unlawful deduction from wages where holiday pay has been underpaid. These claims can involve historic<\/a> underpayments and may affect groups of workers where the same calculation method has been used across the business<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Secondly, there is the payroll risk. Holiday pay errors often arise because payroll systems are not aligned with contracts, working patterns or legal requirements<\/a>. This is particularly common where businesses rely on casual staff, variable hours, commission, overtime or seasonal workers, which may complicate holiday pay calculations.<\/p>\n\n\n\n

En tercer lugar, est\u00e1 el riesgo relacionado con el mantenimiento de registros. A partir del 6 de abril de 2026, los empleadores deber\u00e1n conservar los registros de las vacaciones anuales y la remuneraci\u00f3n correspondiente durante al menos seis a\u00f1os. Esto significa que los empleadores deber\u00e1n poder demostrar no solo que los trabajadores han disfrutado de las vacaciones a las que ten\u00edan derecho, sino tambi\u00e9n que la remuneraci\u00f3n de las vacaciones se ha calculado y registrado correctamente.<\/p>\n\n\n\n

La conclusi\u00f3n pr\u00e1ctica es sencilla: las empresas no deber\u00edan esperar a que se presente una queja o reclamaci\u00f3n para comprobar si sus disposiciones en materia de pago de vacaciones cumplen con la normativa.<\/p>\n\n\n\n

Horarios irregulares y trabajadores a tiempo parcial<\/h2>\n\n\n\n

Las normas relativas a los horarios irregulares y a los trabajadores a tiempo parcial han supuesto una dificultad especial para los empresarios, sobre todo en lo que respecta al c\u00e1lculo de las vacaciones pagadas.<\/p>\n\n\n\n

En t\u00e9rminos generales, un trabajador con horario irregular es aquel cuyas horas remuneradas son total o mayoritariamente variables seg\u00fan las condiciones de su contrato en cada per\u00edodo de pago. Un trabajador a tiempo parcial anual es, en t\u00e9rminos generales, aquel que solo debe trabajar durante una parte del a\u00f1o y que tiene per\u00edodos de al menos una semana en los que no est\u00e1 obligado a trabajar y no percibe remuneraci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

For holiday years starting on or after 1 April 2024, irregular hours and part-year workers build up statutory<\/a> holiday entitlement as they work. The usual statutory accrual rate is 12.07% of hours worked in a pay period, based on the 5.6 weeks’ statutory minimum entitlement.<\/p>\n\n\n\n

Esto puede resultar \u00fatil para los empleadores que cuentan con personal eventual, temporal o con horarios variables. Sin embargo, tambi\u00e9n plantea dificultades pr\u00e1cticas. Los empleadores necesitan registros precisos de las horas trabajadas, las vacaciones acumuladas, las vacaciones disfrutadas, las vacaciones acumuladas del a\u00f1o anterior y el pago de las vacaciones.<\/p>\n\n\n\n

Employers should also check whether contracts and payroll systems have been updated. Older contracts may not reflect the current rules and may create confusion about<\/a> entitlement, accrual and pay.<\/p>\n\n\n\n

Paga de vacaciones acumulada<\/h2>\n\n\n\n

Rolled-up holiday pay is where holiday pay is spread across the year by adding an adicional<\/a> amount to the worker’s pay, instead of paying holiday pay when holiday is actually taken.<\/p>\n\n\n\n

Los empleadores pueden optar ahora por aplicar el pago acumulado de vacaciones \u00fanicamente a los trabajadores con horarios irregulares y a los que trabajan solo durante parte del a\u00f1o. Cuando se aplique, deber\u00e1 calcularse, por regla general, a una tasa de al menos el 12,071 % del salario total del trabajador en el per\u00edodo de pago correspondiente y figurar por separado en la n\u00f3mina.<\/p>\n\n\n\n

This may be attractive for employers who engage<\/a> casual or variable-hours workers, but it should not be adopted without thought. Employers still have a legal responsibility to ensure workers take the holiday they are entitled to. There is a risk that rolled-up holiday pay may discourage workers from taking holiday if they do not receive payment when they actually take time off.<\/p>\n\n\n\n

Antes de introducir el pago acumulado de las vacaciones, los empleadores deben valorar si es necesario modificar los contratos, si se ha informado debidamente a los trabajadores, si el sistema de n\u00f3minas permite contabilizar dicho pago por separado y si los responsables comprenden que las vacaciones deben seguirse disfrutando.<\/p>\n\n\n\n

Paga de vacaciones y remuneraci\u00f3n habitual<\/h2>\n\n\n\n

Los errores en el c\u00e1lculo de las vacaciones suelen deberse a que los empleadores no identifican correctamente qu\u00e9 debe incluirse en el salario habitual.<\/p>\n\n\n\n

Dependiendo de las circunstancias, la paga de vacaciones podr\u00eda tener que incluir:<\/p>\n\n\n\n