{"id":9757,"date":"2026-06-05T11:56:44","date_gmt":"2026-06-05T11:56:44","guid":{"rendered":"https:\/\/rfblegal.co.uk\/?post_type=insight&p=9757"},"modified":"2026-06-05T11:56:47","modified_gmt":"2026-06-05T11:56:47","slug":"urlaubsgeld-unregelmasige-arbeitszeiten-und-aufzeichnungspflichten-ein-praktischer-leitfaden-fur-arbeitgeber","status":"publish","type":"insight","link":"https:\/\/rfblegal.co.uk\/de\/einblicke\/urlaubsgeld-unregelmasige-arbeitszeiten-und-aufzeichnungspflichten-ein-praktischer-leitfaden-fur-arbeitgeber\/","title":{"rendered":"Urlaubsgeld, unregelm\u00e4\u00dfige Arbeitszeiten und Aufzeichnungspflichten: Ein praktischer Leitfaden f\u00fcr Arbeitgeber\u00a0"},"content":{"rendered":"

Holiday pay remains one of the most technical and commonly misunderstood areas of employment law<\/a>. For employers with part-time staff, casual workers, zero-hours arrangements, seasonal staff, shift workers, commission payments or regular overtime, the rules can be particularly difficult to apply in practice.<\/p>\n\n\n\n

For employers, this is not simply a payroll<\/a> issue. It involves contracts, working patterns, HR processes, record-keeping, staff communication and legal compliance. If handled incorrectly, holiday pay mistakes can lead to grievances, unlawful deduction from wages claims<\/a>, employment tribunal proceedings, back pay liabilities, enforcement<\/a> action and reputational damage<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

This is also a particularly important time for employers to review their approach. Recent holiday pay reforms introduced specific rules for irregular hours and part-year workers, including the option to use rolled-up holiday pay in limited circumstances. From 6 April<\/a> 2026, employers must also keep annual leave and holiday pay records for at least six years.<\/p>\n\n\n\n

Dieser Artikel befasst sich mit den wichtigsten Aspekten, die Arbeitgeber bei der Verwaltung von Urlaubsgeld, bei der Besch\u00e4ftigung von Mitarbeitern mit unregelm\u00e4\u00dfigen Arbeitszeiten und bei der F\u00fchrung von Urlaubsaufzeichnungen beachten sollten.<\/p>\n\n\n\n

Wie lauten die grundlegenden Regeln f\u00fcr den Urlaubslohn?<\/h2>\n\n\n\n

Most workers are entitled to 5.6 weeks’ paid<\/a> holiday each year. This includes full-time, part-time, agency, casual and zero-hours workers, provided they have worker status<\/a> for employment law purposes.<\/p>\n\n\n\n

Das Urlaubsgeld sollte in der Regel dem normalen Entgelt des Arbeitnehmers entsprechen. Bei Arbeitnehmern mit festen Arbeitszeiten und festem Entgelt ist dies oft unkompliziert. Bei Arbeitnehmern, deren Entgelt aufgrund von Schichtarbeit, \u00dcberstunden, Provisionen, Pr\u00e4mien, Zulagen oder unregelm\u00e4\u00dfigen Arbeitszeiten schwankt, kann die Berechnung jedoch komplizierter sein.<\/p>\n\n\n\n

Employers should therefore avoid assuming that basic salary<\/a> or hourly pay is always enough. Depending on the circumstances, holiday pay may need to include payments linked to the performance of contractual tasks, regular overtime, commission or other payments that form part of normal remuneration.<\/p>\n\n\n\n

The practical point for employers is that holiday pay should not be treated as a simple annual leave administration task. It should be checked against contracts, payroll data<\/a> and the way people<\/a> actually work.<\/p>\n\n\n\n

Warum sollten Arbeitgeber die Einhaltung der Urlaubsverg\u00fctungsvorschriften ernst nehmen?<\/h2>\n\n\n\n

Es gibt mehrere Gr\u00fcnde, warum Arbeitgeber die Einhaltung der Vorschriften zur Urlaubsverg\u00fctung ernst nehmen sollten.<\/p>\n\n\n\n

First, there is the legal risk. Workers can bring claims for unlawful deduction from wages where holiday pay has been underpaid. These claims can involve historic<\/a> underpayments and may affect groups of workers where the same calculation method has been used across the business<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Secondly, there is the payroll risk. Holiday pay errors often arise because payroll systems are not aligned with contracts, working patterns or legal requirements<\/a>. This is particularly common where businesses rely on casual staff, variable hours, commission, overtime or seasonal workers, which may complicate holiday pay calculations.<\/p>\n\n\n\n

Drittens gibt es das Risiko im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von Unterlagen. Ab dem 6. April 2026 m\u00fcssen Arbeitgeber Aufzeichnungen \u00fcber den Jahresurlaub und das Urlaubsgeld mindestens sechs Jahre lang aufbewahren. Das bedeutet, dass Arbeitgeber nicht nur nachweisen k\u00f6nnen m\u00fcssen, dass die Arbeitnehmer den ihnen zustehenden Urlaubsanspruch erhalten haben, sondern auch, dass das Urlaubsgeld ordnungsgem\u00e4\u00df berechnet und erfasst wurde.<\/p>\n\n\n\n

Der praktische Aspekt ist ganz einfach: Arbeitgeber sollten nicht erst warten, bis eine Beschwerde oder Klage eingereicht wird, bevor sie pr\u00fcfen, ob ihre Urlaubsverg\u00fctungsregelungen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.<\/p>\n\n\n\n

Arbeitnehmer mit unregelm\u00e4\u00dfigen Arbeitszeiten und Teilzeitbesch\u00e4ftigte<\/h2>\n\n\n\n

Die Regelungen f\u00fcr Arbeitnehmer mit unregelm\u00e4\u00dfigen Arbeitszeiten und Teilzeitbesch\u00e4ftigte stellen f\u00fcr Arbeitgeber eine besondere Herausforderung dar, insbesondere was die Berechnung des Urlaubsgeldes betrifft.<\/p>\n\n\n\n

Ein Arbeitnehmer mit unregelm\u00e4\u00dfigen Arbeitszeiten ist im Allgemeinen jemand, dessen bezahlte Arbeitsstunden gem\u00e4\u00df den Vertragsbedingungen in jedem Abrechnungszeitraum ganz oder gr\u00f6\u00dftenteils variieren. Ein Teiljahresbesch\u00e4ftigter ist im Allgemeinen jemand, der nur einen Teil des Jahres arbeiten muss und \u00fcber Zeitr\u00e4ume von mindestens einer Woche verf\u00fcgt, in denen er nicht arbeiten muss und kein Entgelt erh\u00e4lt.<\/p>\n\n\n\n

For holiday years starting on or after 1 April 2024, irregular hours and part-year workers build up statutory<\/a> holiday entitlement as they work. The usual statutory accrual rate is 12.07% of hours worked in a pay period, based on the 5.6 weeks’ statutory minimum entitlement.<\/p>\n\n\n\n

Dies kann f\u00fcr Arbeitgeber mit Aushilfskr\u00e4ften, Saisonarbeitern oder Mitarbeitern mit unregelm\u00e4\u00dfigen Arbeitszeiten von Nutzen sein. Allerdings bringt dies auch praktische Herausforderungen mit sich. Arbeitgeber ben\u00f6tigen genaue Aufzeichnungen \u00fcber geleistete Arbeitsstunden, angesammelte Urlaubstage, genommenen Urlaub, \u00fcbertragenen Urlaub und ausgezahlte Urlaubsverg\u00fctung.<\/p>\n\n\n\n

Employers should also check whether contracts and payroll systems have been updated. Older contracts may not reflect the current rules and may create confusion about<\/a> entitlement, accrual and pay.<\/p>\n\n\n\n

Aufgelaufene Urlaubsverg\u00fctung<\/h2>\n\n\n\n

Rolled-up holiday pay is where holiday pay is spread across the year by adding an zus\u00e4tzlich<\/a> amount to the worker’s pay, instead of paying holiday pay when holiday is actually taken.<\/p>\n\n\n\n

Arbeitgeber k\u00f6nnen nun entscheiden, ob sie das kumulierte Urlaubsgeld nur f\u00fcr Arbeitnehmer mit unregelm\u00e4\u00dfigen Arbeitszeiten und Teilzeitbesch\u00e4ftigte anwenden m\u00f6chten. Wird es angewendet, sollte es in der Regel mit einem Satz von mindestens 12,071 % des Gesamtlohns des Arbeitnehmers im jeweiligen Abrechnungszeitraum berechnet und auf der Gehaltsabrechnung gesondert ausgewiesen werden.<\/p>\n\n\n\n

This may be attractive for employers who engage<\/a> casual or variable-hours workers, but it should not be adopted without thought. Employers still have a legal responsibility to ensure workers take the holiday they are entitled to. There is a risk that rolled-up holiday pay may discourage workers from taking holiday if they do not receive payment when they actually take time off.<\/p>\n\n\n\n

Bevor Arbeitgeber eine kumulierte Urlaubsverg\u00fctung einf\u00fchren, sollten sie pr\u00fcfen, ob Vertrags\u00e4nderungen erforderlich sind, ob die Arbeitnehmer ordnungsgem\u00e4\u00df informiert wurden, ob das Lohnabrechnungssystem die Zahlung separat ausweisen kann und ob die F\u00fchrungskr\u00e4fte verstehen, dass der Urlaub weiterhin genommen werden muss.<\/p>\n\n\n\n

Urlaubsgeld und regul\u00e4re Verg\u00fctung<\/h2>\n\n\n\n

Fehler bei der Urlaubsverg\u00fctung entstehen oft dadurch, dass Arbeitgeber nicht richtig erkennen, was zum normalen Entgelt geh\u00f6rt.<\/p>\n\n\n\n

Je nach den Umst\u00e4nden muss das Urlaubsgeld unter Umst\u00e4nden Folgendes umfassen:<\/p>\n\n\n\n